نحوه تنظیم صورت جلسه شرکت چگونه است؟

نحوه تنظیم صورت جلسه شرکت

یکی از نکاتی که در امور شرکت و ثبت شرکت پر اهمیت است تنظیم و تهیه صورت جلسه است.
هر شرکتی پس از تاسیس ممکن است مجبور به انجام تغییراتی شود، پس بعد از اعمال تمامی تغییرات و تصمیم گیری در هیئت مدیره باید نسبت به معتبر بودن تصمیمات اتخاذ به ثبت کردن تصمیمات تحت عنوانی به نام صورت جلسه کنند.
این صورت جلسه باید تحت دو نسخه تهیه و یکی از نسخه‌ها پس از تنظیم به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل داده شود.

اما سوال این است که خود صورتجلسه چیست؟ و دارای چه نکاتی است؟ برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد صورتجلسه شرکت در ادامه همراه ما باشید.

صورت جلسه شرکت چیست؟

برای ثبت تغییرات انجام شده در یک شرکت، نیاز داریم که یک صورتجلسه تنظیم کنیم.
برای کسب اطلاعات جامع تر، بهتر است به ماده ۲۰۰ قانون تجارت کشور رجوع کرد که اینگونه مشخص کرده است که، ثبت تغییرات موضوعاتی همچون تغییر در اساسنامه، تمدید مدت شرکت، ورود و خروج اعضا، انحلال شرکت، تغییر نام شرکت و هرگونه تغییری که ماده ۵۸ قانون تجارت به آن اشاره شده است نیازمند تشکیل صورت جلسه است.
در ادامه با روند تغییر مواردی که گفته شد شما را آشنا خواهیم کرد.

صورت جلسه در شرکت به چه معناست و چگونه تعریف می‌شود؟

صورت جلسه در در معنای شرکت به نوشتاری گفته می‌شود که رویدادهای جلسه در آن ثبت می‌گردد.
یک صورت جلسه دارای موضوعاتی همچون تاریخ، محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت کننده در جلسه، تصمیمات اتخاذ شده در جلسه و دیگر اطلاعاتی است که در ارتباط با جلسه باشد.
ضمنا مکمل یک جلسه تنظیم صورت جلسه است که باعث به رسمیت شناختن جلسه می‌شود در ادامه با نکاتی در رابطه با صورت جلسه آشنا خواهیم شد.

تنظیم صورت جلسه شرکت

یک صورت جلسه توسط یک منشی و یا دبیر جلسه تنظیم می‌گردد. دبیر یا منشی ممکن است از اعضای اصلی شرکت بوده و یا می‌تواند خارج از مجموعه جلسه باشد. البته باید به این نکته اشاره داشت اگر فردی خارج از جلسه برای منشی بودن و یا دبیر بودن در جلسه انتخاب شود باید توسط تمامی اعضاء رای اعتماد گرفته باشد.
متن یک صورت جلسه باید در راستای جلسه بوده به صورت کاملا دقیق و مطابق با نمونه صورت جلسه هایی که اداره ثبت ‌شرکت‌ها در سامانه خود مشخص کرده باشد.
در هر صورتجلسه ای نکاتی باید رعایت شود از جمله شماره جلسه، مشخصات اعضای جلسه، دستور جلسه، مطالب مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده، زمان جلسه، مکان و… که در ادامه مرور خواهیم کرد.

• شماره جلسه:

شماره جلسه در صورت جلسه بر مبنای دوره جلسات می‌باشد. و بر اساس دستورالعمل های داخلی خود شرکت است.

• مشخصات اعضای جلسه

نام و نام خانوادگی هر یک از اعضا باید در قسمت مشخصی در صورت جلسه قید شود. چه اعضای حاضر چه غایب.

• دستور جلسه
در زمان برگزاری یک جلسه هدف از تشکیل باید به صورت دستور جلسه به شکل کاملا واضح و شفاف مشخص شود. . از قبل به اطلاع اعضا رسیده باشد.

• تصمیمات
تمامی تصمیمات اتخاذ شده در یک جلسه باید در صورت جلسه ثبت شود و حتی گاهی اگر از اعضای جلسه مخالف مصوبات بودند باید نام و دلایل مخالف آنها ثبت گردد.

• زمان و مکان جلسه
تاریخ و مکان جلسه همواره باید در قسمت مشخصی در صورت جلسه مشخص شود.

• جلسات بعدی و امضاء اعضای شرکت کننده
در صورتی که اهداف یک دستور جلسه طی یک جلسه محقق نشود در صورت جلسه باید مکان و زمان جلسات بعدی مشخص شود. ضمناً تمامی اعضای شرکت کننده جلسه اعم از افرادی که حق رای دارند یا ندارند باید کلیه مندرجات صورت جلسه را امضا کنند.

انواع صورتجلسه شرکت

در تقسیم بندی صورت جلسه سه نوع تقسیم بندی کلی وجود دارد یک اینکه بر اساس نوع شرکت بوده یا بر اساس مرجعی که قرار است صورتجلسه در آن تنظیم شود. به صورت خلاصه این موارد را مرور خواهیم کرد.

تقسیم بندی بر اساس نوع شرکت

• صورت جلسه شرکت‌های با مسئولیت محدود
• صورت جلسه شرکت‌های سهامی خاص
• صورت جلسه شرکت‌های سهامی عام
• صورت جلسه شرکت‌های تضامنی
• صورت جلسه شرکت‌های تعاونی
• صورت جلسه شرکت‌های نسبی
• صورت جلسه شرکت‌های مختلط سهامی
• صورت جلسه شرکت‌های مختلط غیر سهامی

تقسیم بندی صورتجلسه بر اساس مرجع مورد نظر در شرکت

• صورت جلسه مجمع عمومی مؤسس
• صورت جلسه مجمع عمومی و فوق‌العاده
• صورت جلسه هیئت مدیران
• و…

تقسیم‌بندی بر اساس موضوع جلسه

• صورت جلسه در خصوص نقل‌وانتقال سهم‌الشرکه
• صورت جلسه در خصوص تغییر سرمایه شرکت
• صورت جلسه در خصوص تغییر اساسنامه
• صورت جلسه در خصوص انتخاب بازرسین